"Ahmet Bey 30 gün sonra ödeyecek" notunu telefon rehberine değil, sisteme girin. Toptancılıkta alacak takibi işin kâr etmesi kadar kritik. Parayı kazanmak yetmez, tahsil etmek de gerekiyor.
Vade Takibi Neden Kritik?
Çoğu toptancı aylık cirolarına bakıp mutlu olur. Ama o cironun ne kadarını gerçekten tahsil ettiğini hesaplamaz. Veresiyeli satış yüksek ciro gösterir, nakit akışı ise zayıf kalır.
Klasik senaryo: Ocak ayında 200.000 TL sattınız. 60.000 TL nakit, 140.000 TL veresiye. Şubat ödemeleri gelmeye başladı mı? Mart mı? Hangisi geç kaldı? Bunları takip etmeden işletmenizin gerçek finansal durumunu bilemezsiniz.
Sistematik vade takibi şunları sağlar:
- Nakit akışı öngörüsü: "Bu ay 85.000 TL tahsilat bekliyorum"
- Erken uyarı: Vade yaklaşınca müşteriye hatırlatma
- Kötü borçluyu erken tespit: Sürekli geç ödeyen müşteriyi fark edin
- Muhasebe netliği: Ayın sonunda alacak bakiyesi gerçeği yansıtıyor
Vade Takvimi Nasıl Kurulur?
Her satışta şu bilgileri kaydedin:
- Satış tarihi
- Vade tarihi (30 gün, 60 gün, vs.)
- Ödeme yöntemi (nakit, çek, havale, çek)
- Varsa çek tarihi
Bu bilgiler sisteme girildikten sonra haftalık ödeme takviminiz otomatik oluşur. Pazartesi sabahı "bu hafta vadesi gelecek ödemeler" listesini görürsünüz.
Proaktif İletişim: Tahsilatı Artırmanın En İyi Yolu
Müşteriyi vade geçtikten sonra aramak yerine, vade gelmeden önce hatırlatma yapın. Bu hem ilişkiyi korur hem tahsilatı hızlandırır.
Önerilen iletişim takvimi:
- Vade -5 gün: WhatsApp mesajı ("Sayın Mehmet Bey, 15 Kasım'da vadesi gelen faturanızı hatırlatmak istedik.")
- Vade günü: SMS veya kısa telefon
- Vade +3 gün: Telefon görüşmesi
- Vade +10 gün: Yüz yüze görüşme
- Vade +30 gün: Hukuki uyarı mektubu
Bu süreci kağıda değil sisteme yazın. Her müşteri için hangi adımda olduğunuzu bilin.
Gecikmiş Ödemelerde Ne Yaparsınız?
Farklı müşteriler farklı muamele gerektirir. A müşterisi 10 gün geciktirmişse arayıp anlayışlı olun. C müşterisi üçüncü kez geciktiriyorsa sınır koyun.
Gecikme politikası:
| Gecikme | Aksiyon |
|---|---|
| 1-7 gün | Hatırlatma mesajı |
| 8-15 gün | Telefon görüşmesi |
| 16-30 gün | Yüz yüze görüşme, ödeme planı teklifi |
| 31-60 gün | Yazılı ihtar, yeni satış durdurma |
| 60+ gün | Hukuki yol veya alacak satışı |
Müşteri Bazlı Ödeme Geçmişi
En değerli bilgilerden biri müşterinin ödeme alışkanlığıdır. Bazı müşteriler her zaman 5-7 gün geciktirir, sonunda öder. Bazıları vade gelmeden öder. Bazıları her seferinde farklı mazereti vardır.
Bu geçmişi takip edin. Kronik geç ödeyene daha kısa vade verin ya da peşinat isteyin. İyi ödeme geçmişi olan müşteriye daha uzun vade sunmak onu ödüllendiren bir hizmet olur.
Siparix'te vadesi gelen alacaklar raporunda ödemeler otomatik listelenir. Hangi müşterinin ne kadar alacağı, vade tarihi, gecikme gün sayısı tek ekranda görünür. Günlük açılışta bu raporu kontrol etmek alışkanlık edinilmesi gereken en temel rutinlerden biridir.
Parayı kazanmak kadar tahsil etmek de iş. Vade takvimi bu işin ikinci yarısını kontrol altına alır.