Günlük kasa kapanışı yapmayan toptancı, karanlıkta araba kullanan gibi ilerler. Her şey yolunda gibi görünebilir ama bir anda büyük bir sorunla karşılaşırsınız. Oysa günlük 20 dakika bu riskleri sıfırlar.
Neden Her Gün Yapılmalı?
Hataları o gün bulmak çok daha kolaydır. Ertesi gün ya da hafta sonuna bıraktığınızda hafıza bulanıklaşır, belgeler kaybolur, sorumlu bulunamaz.
Günlük kapanış yapan toptancıların yaşadığı farklar:
- Kasa açıkları anında tespit edilir ve araştırılabilir
- Gün içindeki hatalar gün kapanmadan düzeltilebilir
- Muhasebe tutarlılığı kendiliğinden oluşur
- Aylık ve yıllık kapanışlar çok daha kolay olur
5 Kritik Kontrol
Kontrol 1: Nakit Sayımı
Kasadaki fiziksel parayı sayın. Sistemdeki nakit bakiyesiyle karşılaştırın. Fark 0 TL olmalı. Fark varsa o gün içindeki tüm nakit işlemleri gözden geçirin. Küçük hatalar (para üstü vermek, yanlış para almak) hemen bulunur.
Kontrol 2: Kart Tahsilatları
POS cihazından günlük kapanış raporu alın. Bu rapordaki toplam ile sistemdeki kart tahsilatları toplamı tutmalı. Tutmazsa hangi işlem eksik?
Kontrol 3: Veresiye Özeti
Bugün yeni açılan vadelerin toplamını kontrol edin. Hangi müşteriye ne kadar veresiye verildi? Bu bilgi alacak takibinin başlangıç noktasıdır.
Kontrol 4: Stok Uyarıları
Bugünkü satışlar hangi ürünleri kritik seviyenin altına düşürdü? Siparişi bugün vermek yarın sıkışmayı önler.
Kontrol 5: Günlük Satış Özeti
Toplam ciro, işlem sayısı, ortalama sepet değeri. Bu üç rakamı her gün takip edin. Trendinizi görün: bugün dün kadar iyiydi mi?
Kasa Açığı Bulunursa Ne Yapılır?
Kasada para eksiği varsa paniklemeden araştırın:
- Önce tüm nakit makbuzları ve tahsilatları gözden geçirin
- Para üstü verilen işlemlere bakın
- İptal edilen satışların iadesini kontrol edin
- Personelden bilgi alın (o gün kasa başında kim vardı?)
Açık 5-10 TL ise muhtemelen hesap hatası. Açık 100-500 TL ise ciddi araştırma yapın. Tekrarlayan açıklar hırsızlık veya usulsüzlüğe işaret edebilir.
Kapanış Süresi ve Rutin
İlk haftalarda 30-45 dakika sürebilir. Alışkanlık haline geldiğinde 15-20 dakikaya düşer.
En iyi zaman: İş günü bitmeden, son müşteri gittikten sonra hemen. "Yarın yaparım" tehlikeli bir alışkanlıktır.
Kapanışı her gün aynı kişi yapsın veya kontrol etsin. Birden fazla kişi varsa sorumluluk dağılımı net olsun.
Siparix ile Otomatik Kapanış
Siparix'te tek tıkla günlük kapanış raporu alırsınız. Nakit, kart ve veresiye tahsilatlar otomatik hesaplanır. Stok hareketleri raporu gün içinde hangi ürünlerin ne kadar satıldığını gösterir.
Fiziksel kasa sayımından sonra sisteme girmeniz yeterli. Fark varsa sistem sizi uyarır.
Günlük kapanış küçük bir rutin gibi görünür ama yıllık bazda bu rutin on binlerce liralık hata ve kayıptan sizi korur. Yapmayan işletmeler genellikle ancak yıl sonunda anlar ve o noktada iş işten geçmiş olur.