Vergi dairesi toptancıyı denetlemeye geldiğinde ilk baktığı şey belge düzeni. Her satışın faturası var mı? Sevkiyatların irsaliyesi düzenli mi? Belge numaraları sıralı mı, tarihler tutarlı mı? Bu soruların cevabı "evet" değilse para cezası, hatta daha ağır yaptırımlar kapıya dayanıyor. Ve bu sadece yasal boyut. Pratik boyutta da belge düzeni doğrudan iş akışını etkiliyor — müşteriye yanlış fatura gitmesi, irsaliye olmadan çıkan mal, iade sürecinde belge çatışmaları hepsi somut sorunlara dönüşüyor.
Bu yazıda toptancının bilmesi gereken temel belgeleri, ne zaman hangisini kullanacağını ve dijital belge yönetiminin nasıl kurulacağını anlatacağız.
Temel Belgeler: Fatura, İrsaliye, İrsaliyeli Fatura
Fatura nedir? Mal veya hizmet satışının belgesi. KDV dahil toplam tutarı, ürün listesini, satıcı ve alıcı bilgilerini içerir. Mükelleflerin kestiği faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine kayıtlı olmalı. E-fatura veya e-arşiv fatura sistemi artık belirli ciro eşiklerinin üzerindeki işletmeler için zorunlu.
İrsaliye (Sevk irsaliyesi) nedir? Malın fiziksel olarak bir yerden bir yere taşındığını gösteren belge. Araçta mutlaka bulunması gereken yasal zorunluluk. "Bu malı nereden nereye taşıyorsunuz?" sorusunun cevabı irsaliyede. İrsaliyede bedel yazılmak zorunda değil.
İrsaliyeli fatura nedir? Her iki belgenin birleşimi. Hem sevkiyat belgesi hem de satış belgesi olarak kullanılıyor. Küçük ölçekli satışlarda pratik çözüm.
Toptancı Ne Zaman Ne Kullanır?
Toptancılıkta belge kullanımı işlemin niteliğine göre değişiyor. Aşağıdaki tablo en yaygın senaryoları özetliyor:
| Senaryo | Belge |
|---|---|
| Müşteri geldi, malı aldı, hemen ödedi | Fatura (nakit) |
| Müşteri malı aldı, hafta sonu ödeyecek | İrsaliye + sonra fatura |
| Mal kargoya verildi, ödeme havale gelince | İrsaliye + e-fatura |
| Veresiye satış, ay sonu topluca faturalama | İrsaliye her sevkiyatta, fatura ay sonunda |
| Ön ödemeli sipariş, mal henüz hazır değil | Proforma fatura (yasal değil, bilgi amaçlı) |
| İade alındı | İade faturası veya alacak notu |
Veresiye sistemi için önemli not: Ayda bir müşteriye toplu fatura kesiyorsanız her sevkiyatta irsaliye düzenleyin. Bu irsaliyeler hem sizi hem müşteriyi ay sonundaki fatura mutabakatında koruyor.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura
2024-2025 yılları itibarıyla Türkiye'de e-fatura ve e-arşiv fatura kullanımı yaygınlaştı. Toptancının bilmesi gerekenler:
E-Fatura: İki tarafın da Gelir İdaresi sistemine kayıtlı olması durumunda kullanılan elektronik fatura. Kağıt basımı gerekmiyor, sistem üzerinden iletiliyor.
E-Arşiv Fatura: E-fatura mükellefi olmayan müşterilere (son tüketici veya basit usul mükellef) düzenleniyor. Elektronik ortamda düzenleniyor ama alıcıya PDF olarak iletiliyor.
Hangi ciro eşiğinde zorunlu? Bu eşikler yıldan yıla güncelleniyor. Güncel rakam için muhasebecinize danışın. Genel kural: Yıllık ciroBelirli bir tutarın üzerindeyseniz zorunlu. Altındaysanız isteğe bağlı ama kullanmak avantajlı.
E-Faturanın avantajları:
- Kağıt, yazıcı, arşiv maliyeti yok
- Sistem üzerinden gönderi — kaybolma riski yok
- GİB'e otomatik kayıt — ayrıca beyan gerekmiyor
- Muhasebe entegrasyonu kolaylaşıyor
Belge Numarası Yönetimi
Vergi denetimlerinde sıklıkla sorun çıkaran konulardan biri belge numarası. Sıralı numara kullanmak yasal zorunluluk. Birkaç kural:
- Fatura numaraları her yıl sıfırlanabilir veya devam edebilir (tercih size bırakılmış)
- Numara atlama olmayacak — 1001'den sonra 1003 gelirse 1002 nerede diye sorulur
- İptal edilen fatura saklanmalı, numarası tekrar kullanılmamalı
- Tarih sırası tutarlı olmalı — daha yeni tarihli fatura daha düşük numaralı olamaz
Manuel belge yönetiminde bu kuralları takip etmek zorlayıcı. Yazılım otomasyonu bu riskleri ortadan kaldırıyor.
İrsaliye Olmadan Çıkan Mal: Risk ve Sonuçları
Toptancılıkta sık yaşanan bir senaryo: Müşteri acele ediyor, irsaliye düzenlenmeden mal araçta gidiyor. "Sonra düzenlerim" deniliyor, unutuluyor. Araç kontrol noktasında durdurulduğunda irsaliyesiz mal hem sürücü hem işletme için sorun.
Türk Vergi Usul Kanunu'na göre irsaliyesiz taşınan mal için idari para cezası uygulanıyor. Ayrıca vergi incelemesinde bu tür eksiklikler kayıt dışı işlem şüphesi yaratıyor.
Önlem: Satış tamamlandığında irsaliye otomatik basılsın. Mal araçtan çıkmadan irsaliye imzalansın. Bu rutin adım ciddi sorunları önlüyor.
Aylık Mutabakat Süreci
Veresiyeli çalışan toptancılar için ay sonu mutabakatı kritik. Müşteriye ay boyunca verilen irsaliyelerin toplamıyla kesilen faturanın eşleşmesi gerekiyor.
Sorunlu senaryo: İrsaliyeler kağıt, faturaları topluca kesiyor muhasebeci. Hangisi hangi irsaliyeye karşılık geliyor, net değil. Müşteri "şu malı almadım" diye itiraz ediyor, irsaliye bulunamıyor.
Sağlıklı senaryo: Her irsaliye sisteme girilmiş, numarası var, tarihi var, müşteriye bağlı. Ay sonu fatura kesilirken sistem otomatik olarak o ay kesilen tüm irsaliyeleri listeliyor. Fatura ile irsaliyeler birebir eşleşiyor. Müşteri itiraz etse bile irsaliye imzası var — anlaşmazlık anında çözülüyor.
Siparix'te Belge Yönetimi
Siparix'te satış tamamlandığında tek tuşla fatura veya irsaliye basılabiliyor. Belge numarası otomatik sıralı atanıyor, tarih ve saat damgalanıyor. Müşteri bilgileri, ürün listesi, adetler ve fiyatlar otomatik doluyor. Termal yazıcı bağlıysa 10 saniyede belge müşterinin elinde.
Ay sonu mutabakat için "müşteri bazlı irsaliye listesi" raporu çıkarılabiliyor. Veresiye bakiyesi ile irsaliye toplamının eşleşip eşleşmediği tek ekranda görünüyor.
Belge yönetimini dijitalleştirmek hem vergi riski hem operasyonel karmaşayı aynı anda çözüyor. Kağıt yığınlarında belge aramak, kayıp irsaliye aramak, manuel numara kontrolü yapmak — bunların hepsi geçmişte kalıyor.