Toptancı-Muhasebeci İlişkisindeki Kırık Köprü
"Muhasebecim ne istediğini söylüyor ama ne istediğini anlayamıyorum." Bu cümleyi sıkça duyarsınız. Karşı tarafta muhasebeci de benzer bir şikayette: "Müşterim düzenli belge getirmiyor, her ay aynı savaşı veriyorum."
Bu kırık köprünün iki ucundan da bakmak gerekiyor. Muhasebeci mali tablolar, vergi beyannameleri ve yasal uyum için belirli verilere ihtiyaç duyar. Toptancı bu verilerin ne olduğunu her zaman bilmez. Aralarında "ne lazım?" ile "elimde ne var?" arasındaki boşluk kapanmayınca ikisi de zor durumda kalır.
Bu yazı, toptancının muhasebeciyle nasıl verimli çalışacağını, hangi verileri düzenli toplaması gerektiğini ve yazılımın bu süreci nasıl kolaylaştırdığını açıklıyor.
Muhasebecinizin Her Ay İhtiyaç Duyduğu Veriler
Muhasebecinin aylık olarak işlemesi gereken belgeler bellidir. Bunlar geç gelirse beyanname geç verilir, ceza çıkar, muhasebeci de sizden şikayet eder.
Alış Faturaları
Tedarikçiden, ofis malzemeleri alımından, hizmet alımından gelen tüm faturalar. Her fatura tarih, tutar, KDV detayı, tedarikçi bilgisiyle eksiksiz olmalıdır.
Pratik alışkanlık: Her alım yapıldığında fatura anında ayrı bir klasöre (fiziksel veya dijital) koyun. "Sonra toplarım" diyenler ayın sonunda saatlerce fatura arar.
Satış Faturaları
Müşterilere kesilen tüm faturalar. E-fatura kullananlar için GİB portalından ya da yazılımdan otomatik alınır. Kağıt fatura kullananlar için koçanlı fatura kopyalarının eksiksiz olması şarttır.
Banka Hesap Dökümleri
Tüm banka hesaplarının aylık dökümü. Hem işletme hesabı hem borç aldıysanız kredi hesabı. Bazı muhasebeciler bu dökümü doğrudan bankadan dijital olarak alabilir.
Kasa Giriş-Çıkış Kayıtları
Nakit hareketlerin günlük kaydı. Nakit alım, nakit satış, nakit ödeme — bunların hepsinin kayıt altında olması gerekir.
Dönemsel Olarak Gönderilmesi Gereken Veriler
Stok Sayım Listesi (Dönem Sonu)
Yıl sonu ve bazen çeyrek dönem sonlarında stok listesi gerekir. "Bu tarihte elimde ne kadar mal vardı?" sorusunun yanıtı muhasebe kayıtlarında stoku değerlemek için kullanılır.
Manuel stok sayımı yapanlar için bu liste hazırlamak günler alır. Siparix gibi yazılım kullananlar tek tıklamayla stok durumu raporu alır.
Veresiye Bakiye Listesi
Müşterilerde kalan açık alacakların listesi. Bu liste:
- Cari hesap mutabakatı için gerekir
- Şüpheli alacak karşılığı hesaplamada kullanılır
- Bilanço hazırlığında alacaklar kalemini oluşturur
Tedarikçi Borç Listesi
Size borçlu müşteriler kadar sizin tedarikçilerinize olan borcunuz da muhasebe kaydına girer.
Doğru Belgeleme Alışkanlıkları
Muhasebe kayıtlarının doğruluğu girilen belgelerin kalitesine bağlıdır. Kötü belge = hatalı muhasebe = hatalı vergi beyannamesi = ceza riski.
Her Alım İçin Fatura Alın
"Esnaftan aldım, fatura vermedi" demek mümkün değildir. Fatura alamıyorsanız o alımı gider olarak yazmak çok güçtür. Küçük alımlar bile belgeli olmalı.
Her Satım İçin Fatura Kesin
Faturasız satış kısa vadede kolay görünür ama vergi denetiminde ciddi sorun çıkarır. E-fatura, e-arşiv fatura veya fatura yerine geçen belge kullanın.
Nakit İşlemleri Günlük Kaydedin
Gün sonunda kasada "bu para nereden geldi?" sorusu soruluyorsa belge eksik demektir. Her nakit alım ve satım günlük kaydedilmeli.
Muhasebeci ile İletişim Kuralları
Düzenli Gönderim Takvimi
Belgeleri biriktirmek yerine haftalık veya iki haftada bir göndermek muhasebeciyi rahatlatır ve hata riskini azaltır.
Net Soru Sormak
"Bu nasıl kaydedilir?" sorusunu sormaktan çekinmeyin. Muhasebeci sizi eğitmek için orada değil ama net sorulara net yanıt verebilir. "Müşteriye mal verdim, parayı üç taksitte alacağım — bunu nasıl kayıt edelim?" gibi somut sorular işe yarar.
Yıl Sonu Hazırlığı
Ocak-Şubat döneminde bir önceki yıl kapanışı için muhasebeci yoğundur. Bu dönem için stok listesi, veresiye listesi ve belgelerinizi Aralık sonundan hazır tutun.
Muhasebe Yazılımı ile Entegrasyon
Bazı toptancı yazılımları doğrudan muhasebe yazılımlarıyla (Logo, Mikro, Netsis) entegre çalışır. Bu entegrasyonda satış ve alış faturaları otomatik muhasebe sistemine aktarılır.
Entegrasyon yoksa manuel veri aktarımı gerekir. Bu durumda Siparix'ten alınan satış listesi, kasa raporu ve veresiye raporu muhasebeciye e-posta ile gönderilir.
Siparix ile Muhasebeye Hazır Raporlar
Siparix'in günlük ürettiği raporlar muhasebecinizin ihtiyaç duyduğu verileri büyük ölçüde karşılar:
| Siparix Raporu | Muhasebede Kullanımı |
|---|---|
| Gün sonu kasa raporu | Kasa kayıtları |
| Satış listesi (tarih aralığı) | Satış faturalarının kontrolü |
| Veresiye raporu | Alacak listesi |
| Stok durum raporu | Dönem sonu stok değeri |
| Müşteri bazlı ciro | Cari hesap mutabakatı |
Bu raporları aylık düzenli göndermek muhasebe sürecini hem hızlandırır hem doğruluk oranını artırır.
Sonuç
Toptancı-muhasebeci ilişkisi "zorunda olduğu için çalışılan biri" algısından çıkıp gerçek bir iş ortaklığına dönüştürülebilir. Bunun için gereken şey basit: düzenli belge toplamak, zamanında göndermek ve doğru raporlama altyapısına sahip olmak. Bu üç şey sağlandığında muhasebeci daha az hata yapar, daha doğru tablo çıkarır ve sizin için gerçek bir danışmana dönüşür.