E-fatura uygulaması Türkiye'de giderek daha geniş bir kitleyi kapsıyor. "Bize uygulanıyor mu, ne zaman geçmeliyiz, süreç nasıl işliyor?" sorularını duyan pek çok toptancı kafasında belirsizlik taşıyor. Bu yazıda e-faturayı adım adım, maliyetleriyle ve pratik tavsiyelerle anlatacağız.
E-Fatura Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) her yıl brüt satış hasılatı eşiğini güncelliyor. Bu eşiği aşan mükellefler e-fatura kullanmak zorunda.
2024-2025 itibarıyla genel eşik 3 milyon TL civarındaydı (bu rakam güncellenebilir; güncel eşiği GİB sitesinden veya muhasebecinden öğren).
Bunun yanı sıra bazı sektörler için özel zorunluluk var:
- e-Ticaret ile mal satan firmalar
- İnternet üzerinden hizmet sunanlar
- Bazı özel sektörler (akaryakıt, demir-çelik vb.)
Zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler de gönüllü olarak e-faturaya geçebilir.
E-Fatura ile Kağıt Fatura Farkı
Kağıt fatura basmak, zarfa koymak, göndermek yerine e-fatura tamamen dijital:
- Fatura elektronik olarak düzenlenir
- GİB'in altyapısı üzerinden karşı tarafa iletilir
- Muhatap kendi sistemine entegre alır
- Saklama zorunluluğu dijital ortamda yerine getirilir
Temel avantajlar:
- Kağıt, baskı, zarf, kargo maliyeti yok
- Muhatap anında alır, gecikme yok
- Kaybolma veya sahtecilik riski yok
- Muhasebe entegrasyonu otomatik
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere (örneğin nihai tüketicilere veya basit usul mükelleflere) dijital ortamda kesilen faturadır. E-fatura mükelleflerinin birbirlerine e-fatura kesmesi zorunlu iken, kapsam dışındakilere e-arşiv fatura kesilir.
Uygulamada e-fatura ve e-arşiv fatura aynı yazılım üzerinden kesilebildiğinden bu ayrımı pratikte sistem yönetir.
Geçiş Süreci: Adım Adım
Adım 1: Zorunluluk Kontrolü
Muhasebeciden veya GİB portalından zorunluluk kapsamına girip girmediğinizi öğrenin. Kapsama giriyorsanız ne zaman geçmeniz gerektiğini öğrenin — genellikle belirli bir tarihe kadar geçiş zorunlu.
Adım 2: Mali Mühür veya E-İmza Alın
E-fatura kesmek için elektronik imza gerekiyor. İki seçenek:
Mali Mühür: TÜBİTAK üzerinden alınır. Tüzel kişiler (şirketler) için. Yıllık yaklaşık 200-500 TL.
E-İmza: Bireysel kullanım için. Noterde veya yetkilendirilmiş merkezlerde alınır. Yıllık 300-700 TL.
Adım 3: E-Fatura Entegratörü Seçin
E-fatura GİB altyapısı üzerinden iletilir ama bunu doğrudan GİB portalından veya onaylı bir entegratör üzerinden yapabilirsiniz.
GİB Portal: Ücretsiz ama manuel kullanım gerektirir, otomasyonu zor.
Özel Entegratör: Muhasebe veya POS yazılımınızla entegre çalışır. Fatura kesildiğinde sistem otomatik olarak GİB'e gönderir. Maliyeti entegratöre göre değişir — aylık 200-500 TL veya fatura başına ücret.
Adım 4: POS Yazılımınızı Entegre Edin
Mevcut yazılımınız e-fatura entegratörünü desteklemeli. Siparix gibi modern POS sistemleri bu entegrasyona uygun altyapı sunar. Entegrasyon kurulumu genellikle yazılım firmanızın desteğiyle yapılır.
Adım 5: Test Faturaları
Geçiş öncesinde test ortamında deneme faturaları kesin. GİB portallarda test ortamı mevcuttur. Her şey doğru çalışıyor mu?
Adım 6: Canlıya Geçiş
Test başarılıysa canlı ortama geçin. İlk hafta faturaları yakından takip edin. Hata varsa muhasebeci ve entegratörle hızlı çözün.
Maliyetler
| Kalem | Tahmini Maliyet |
|---|---|
| Mali mühür (şirket) | 200-500 TL/yıl |
| E-imza (bireysel) | 300-700 TL/yıl |
| Entegratör hizmeti | 200-500 TL/ay veya fatura başına |
| Entegrasyon kurulumu | 500-2.000 TL (tek seferlik) |
Yıllık toplam maliyet çoğu toptancı için 3.000-8.000 TL arasında. Kağıt fatura, baskı, zarf ve kargo maliyetleriyle karşılaştırıldığında genellikle daha ucuz veya benzer maliyet çıkar.
Geçiş Sonrası Dikkat Edilecekler
Saklama zorunluluğu: E-fatura ve e-arşiv fatura belirli yıllar saklanmalı. Entegratörünüz bunu genellikle otomatik sağlar ama yedekleme politikasını kontrol edin.
İptal ve düzeltme: E-faturada iptal prosedürü kağıt faturadan farklı. Muhasebeciden iptal işlemini öğrenin.
Tarih uyumu: E-fatura gerçek zamanlı iletilir. Malı teslim ettiğiniz gün veya sonraki iş günü faturayı kesin. Uzun süreli gecikme yasal sorun.
Siparix ve E-Fatura Entegrasyonu
Siparix, e-fatura entegrasyonu için uyumlu altyapı sunar. Onaylı entegratörlerle bağlantı kurularak satış yapıldığında e-fatura otomatik kesilebilir.
Bu entegrasyon ile kasiyer veya muhasebecinin ayrıca e-fatura sistemine giriş yapmasına gerek kalmaz. Siparix'te satış tamamlandığında e-fatura otomatik oluşup müşteriye gönderilir.
E-faturaya geçiş başta karmaşık görünse de bir kez kurulduktan sonra çok daha pratik bir fatura yönetimi sunar. Hem yasal uyumu garantiler hem operasyonel verimliliği artırır.