Bir toptancı düşünün: 300 aktif müşteri, hepsine veresiye satış yapıyor. Kimin ne kadar borcu var? Kim ne zaman ödemesi gerekiyor? Kim süresi geçmiş bakiyeye sahip? Bu soruları hafızadan yanıtlamak imkânsız. Kağıt defterde tutmak hatalı. Excel'de manuel tutmak zahmetli. Cari hesap yönetimi yazılım olmadan gerçekten yönetilemiyor.
Bu rehber, cari hesabın ne olduğunu, nasıl kurulacağını ve en kritik araç olan yaşlılık analizini (aging analysis) ele alıyor.
Cari Hesap Nedir?
Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle yürütülen ticari ilişkideki tüm borç ve alacakların kaydının tutulduğu hesaptır.
Müşteri cari hesabı şunu gösterir: Bu müşteriye ne sattım? Ne kadar ödedi? Bakiyesi ne?
Basit örnek:
| Tarih | İşlem | Tutar | Bakiye |
|---|---|---|---|
| 01.01 | Satış | +5.000 TL | 5.000 TL |
| 05.01 | Ödeme | -3.000 TL | 2.000 TL |
| 10.01 | Satış | +4.000 TL | 6.000 TL |
| 20.01 | Ödeme | -6.000 TL | 0 TL |
Müşteri 0 bakiyede. Hiç borcu yok.
Tedarikçi cari hesabı tam tersi yönde çalışır: alım yaptığınızda borcunuz artar, ödeme yaptığınızda azalır.
Cari Hesap Yönetiminin Temel Bileşenleri
1. Vade Yönetimi
Veresiye satışların çoğunun bir vadesi vardır. 30 gün, 45 gün, 60 gün gibi.
Vade takibi neden kritik?
Vadesi geçen alacaklar:
- Nakit akışınızı olumsuz etkiler
- Tahsilat riski zamanla artar (her geçen ay tahsilat olasılığı düşer)
- Yasal takip gerekebilir
Her satışta vade tarihi belirleyin ve sisteme girin.
2. Veresiye Limiti
Her müşteri için maksimum açık bakiye belirleyin.
Müşteri veresiye limitini doldurunca yeni satış yapmamalısınız. Bu hem riski sınırlar hem de müşteriyi ödeme yapmaya teşvik eder.
Limit nasıl belirlenir?
- Müşterinin geçmiş ödeme performansı
- Müşterinin ticari büyüklüğü
- Sizin nakit akışı kapasitesi
Yeni müşteri: Düşük limitten başlayın (örn. 10.000 TL). İyi ödeme geçmişiyle limit artırın.
3. Ödeme Takibi
Her ödeme geldiğinde sisteme girin. Hangi satış veya faturaya karşılık geliyor? Kısmi mı tam mı?
Kısmi ödeme senaryosu:
Müşterinin 15.000 TL bakiyesi var. 8.000 TL ödedi. En eski faturaya mı say, en yeniye mi? Genellikle en eskiye saymak hem muhasebe hem tahsilat açısından daha doğru.
4. Mutabakat
Dönemsel olarak (aylık veya üç aylık) müşteriyle bakiye mutabakatı yapın. Karşı tarafın kayıtlarıyla sizin kayıtlarınız eşleşiyor mu?
Mutabakatı yazılı yapın. E-posta veya faks yeterli. "Bakiyeniz 23.500 TL. Onaylıyor musunuz?" sorusuna yazılı yanıt alın.
Mutabakat hem hata tespiti hem de olası anlaşmazlıklarda kanıt sağlar.
Yaşlılık Analizi (Aging Analysis)
Cari hesap yönetiminin en değerli aracı. Alacaklarınızı vade süresine göre gruplar:
| Vade Grubu | Tutar | Müşteri Sayısı | Açıklama |
|---|---|---|---|
| Vadesiz (henüz vade gelmedi) | 120.000 TL | 45 | Normal |
| 1-30 gün vadesi geçmiş | 45.000 TL | 22 | Takipte |
| 31-60 gün | 28.000 TL | 12 | Uyarı |
| 61-90 gün | 15.000 TL | 7 | Riskli |
| 90+ gün | 12.000 TL | 4 | Kritik |
| Toplam | 220.000 TL |
Bu tabloya baktığınızda hangi alacaklara öncelik vermeniz gerektiğini anlarsınız.
Yaşlılık analizi karar rehberi:
- 1-30 gün: Nazik hatırlatma mesajı (WhatsApp veya SMS)
- 31-60 gün: Telefon görüşmesi, ödeme planı önerisi
- 61-90 gün: Resmi yazılı ihtar, yeni satışları durdur
- 90+ gün: Avukat veya icra yolu
Tahsilat Yönetimi: Pratik Yaklaşım
İletişim Sırasına Göre Tahsilat Adımları
Adım 1 — Vade günü hatırlatması (vade günü veya 1 gün önce):
"Sayın Mehmet Bey, 15.000 TL'lik ödemenizin vadesi yarın. Kolaylıklar dileriz."
Bu mesaj çoğu müşteri için yeterli. Yüzlerce müşteriyi takip ederken vade günü kaçabilir.
Adım 2 — Vade geçtikten 5-7 gün sonra:
"Sayın Mehmet Bey, 15.000 TL'lik ödemenizin vadesi geçti. Ne zaman işlem yapabileceğinizi öğrenebilir miyiz?"
Nazik ama net.
Adım 3 — 15-20 gün sonra:
Telefon. "Hocam, nakit akışında sorun mu var? Ödeme planı yapalım mı?"
Bazen müşteri gerçekten zor durumdadır. Ödeme planı hem sizi hem müşteriyi korur.
Adım 4 — 30+ gün sonra:
Resmi yazılı ihtar. İsim, bakiye, vade tarihi, ödeme talebi. Posta veya noter.
Adım 5 — 60+ gün sonra:
Hukuki seçenekleri değerlendirin. Avukat, icra veya arabulucu.
Zor Müşterilerle İletişim İpuçları
- "Neden ödemiyorsunuz?" yerine "Nasıl yardımcı olabilirim?" yaklaşımı
- Suçlayıcı değil, çözüm odaklı konuşun
- Her telefon görüşmesini sisteme kaydedin (tarih, içerik, söz)
- Verilen sözleri takip edin — "Pazartesi yatırırım" dedi mi Salı arayın
Tedarikçi Cari Hesabı
Tedarikçiye olan borcunuzu da sistematik takip edin.
Erken Ödeme İskontosu
Bazı tedarikçiler erken ödeme için iskonto verir. "30 günde %2 iskonto" gibi. Bu iskontoyu değerlendirin:
2.000.000 TL yıllık alış × %2 = 40.000 TL potansiyel tasarruf.
Nakit akışı elveriyorsa bu iskontolar çok cazip.
Ödeme Vadesini Uzatma Müzakeresi
Büyük tedarikçilerle vade uzatma müzakeresi yapılabilir. 30 günden 45-60 güne çıkmak nakit akışınızı önemli ölçüde rahatlatır.
Uzun vadeli müşteriler için tedarikçiler genellikle bu talebi değerlendirir.
Cari Hesap Kontrol Listesi
Haftalık:
- Vadesi geçen yeni alacaklar var mı?
- Geçen haftaki tahsilat takibi yapıldı mı?
- Limit aşımı olan müşteri var mı?
Aylık:
- Yaşlılık analizi raporu alındı mı?
- 60+ günlük alacaklar için aksiyon planı yapıldı mı?
- Top 10 alacak müşterisiyle mutabakat yapıldı mı?
- Tedarikçi ödemeleri kontrol edildi mi?
Siparix ile Cari Hesap Yönetimi
Siparix'te her müşteri ve tedarikçi için cari hesap otomatik oluşur. Her satış alacak, her ödeme borç düşümü olarak kaydedilir. Yaşlılık analizi raporu anlık görüntülenebilir: hangi müşteri, hangi tutarda, kaç gün vadesi geçmiş. Limit uyarısı: müşteri veresiye limitini doldurduğunda satış ekranında uyarı. Cari hesap ekstresi tek tıkla bastırılabilir — mutabakat için müşteriye gönderin.