Yıl sonu stok sayımı birçok toptancı için yılın en stresli günüdür. Ancak doğru hazırlanıldığında 1-2 günde sorunsuz tamamlanabilen bir süreçtir. Yapılmazsa ya da yanlış yapılırsa hem vergi hem iş kararları çarpık verilere dayanır.
Neden Bu Kadar Önemli?
Yıl sonu stok sayımının üç temel amacı vardır:
Vergisel: Stok değeri bilançonun önemli bir kalemidir. Yanlış stok değeri vergi hesaplamalarını etkiler. Fazla stok bildirirseniz fazla vergi, eksik bildirirseniz yasal risk.
Finansal: Gerçek kârınızı hesaplamak için dönem sonu stok değerini bilmeniz gerekir. "Bu yıl ne kadar kazandım?" sorusu stok sayımı olmadan yanıtlanamaz.
Operasyonel: Sistemdeki stok ile fiziksel stok arasındaki farklar kayıp ve hırsızlığı ortaya çıkarır. Yıl boyunca oluşan hatalar bu sayımda görünür hale gelir.
Sayım Öncesi Hazırlık: 1 Hafta Önce
Bekleyen işlemleri kapatın: Sayım günü açık sipariş, bekleyen alım veya tamamlanmamış iade olmamalı. Bunlar fiziksel stoğu ile sistemi karıştırır.
Depoda düzen sağlayın: Sayım öncesi haftada depoyu düzenleyin. Ürünler kategorilere göre ayrılmış, etiketler okunur, yerleri belli olsun. Düzenli depoda sayım 2 kat hızlıdır.
Sayım ekibi oluşturun: Deponun büyüklüğüne göre 2-6 kişi. Bölge dağılımı yapın: kim hangi alanda sayıyor?
Sayım formu hazırlayın: Sistem üzerinden mevcut stok listesini alın. Baskı alın ya da tablet/telefona yükleyin. Sayım yapılan kişi fiziksel miktarı bu forma girer.
Sayım yöntemini belirleyin: Barkod okuyucuyla mı, elle mi? Barkodla sayım hata oranını ciddi düşürür.
Sayım Günü: Adım Adım
Satışları durdurun (mümkünse): En az birkaç saat satış olmadan sayım yapmak doğruluğu artırır. Mümkün değilse sayım devam ederken girilen satışları ayrı takip edin.
Bölge bazlı sayım:
Her sayımcıya bölge atayın. A rafı, B rafı, soğuk oda, yedek depo gibi. Bölge bitince kontrol edilsin.
Çift kontrol:
Bir kişi sayar, biri yazar. Ya da aynı bölgeyi iki farklı kişi bağımsız sayar. Fark varsa üçüncü sayım yapın.
Belirsiz ürünleri işaretleyin:
Hasarlı, belirsiz etiketli veya kategori dışı ürünleri ayrı bir listeye alın. Sayım sonrası ayrıca değerlendirin.
Sayım Sonrası Analiz
Sistemle karşılaştırma: Fiziksel sayım sonuçlarını sisteme girin. Sistem farkları gösterecek.
Fark analizi:
| Fark Büyüklüğü | Olası Neden | Aksiyon |
|---|---|---|
| 1-5 adet | Giriş hatası | Belgeleri kontrol et |
| 5-50 adet | İrsaliye atlaması | Tüm alım-satım belgelerini gözden geçir |
| 50+ adet | Ciddi sorun | Derinlemesine araştırma |
Değer hesaplama:
Fiziksel stok x alım maliyeti = dönem sonu stok değeri. Bu rakamı muhasebecine ver.
Düzeltme girişleri:
Fark araştırıldı, sebebi anlaşıldı. Sistemi fiziksel gerçeğe göre düzeltin.
Muhasebeci ile Koordinasyon
Sayım sonuçlarını muhasebeciye zamanında iletin. Stok değeri, düşük değerli stok listesi (hasarlı veya eskimiş ürünler), artık değeri olmayan ürünler ayrı ayrı bildirilmeli.
Muhasebeci bu bilgileri bilanço ve gelir tablosunda kullanır. Gecikme mali tablo hazırlığını geciktirir.
Yıl Boyunca Küçük Sayımlar: En İyi Önlem
Yıl sonu sayımını kolaylaştırmanın en iyi yolu yıl boyunca dönemsel mini sayımlar yapmaktır. Her ayda bir kategori bazlı sayım, yıl sonunda ortaya çıkacak farkları en aza indirir.
A ürünlerini her ay sayın, B ürünlerini her çeyrek, C ürünlerini yılda iki kez. Bu rutin yıl sonu sürprizlerini büyük ölçüde önler.
Siparix'te sayım öncesi mevcut stok listesini alabilirsiniz. Sayım sonuçlarını girdikçe farklar anında görünür. Sayım tamamlandığında stok düzeltme işlemini sisteme yansıtabilir, muhasebe raporlarını hazır çekebilirsiniz.
Yıl sonu stok sayımı stresli olmak zorunda değil. Doğru hazırlık ve sistematik uygulama ile bir gün içinde güvenilir şekilde tamamlanabilir.