Küçük esnafla çalışırken adres yönetimi basit: bir adres var, mal oraya gidiyor. Ama kurumsal müşteriler büyüdükçe iş karmaşıklaşır. Birden fazla şube, merkez fatura ama şubeye teslimat, araç takibi, teslimat notları — bunları sistemsiz yönetmek hata üretir.
Bu yazıda çok adresli müşteri yönetimini, teslimat planlamasını ve operasyonel notları nasıl sisteme işleyeceğinizi anlatacağız.
Toptancıda Yaygın Adres Senaryoları
Senaryo 1 — Çok şubeli perakende müşteri: Müşteri İstanbul'da 3 mağaza işletiyor. Her mağazaya ayrı sipariş geliyor. Ama faturalar Bakırköy'deki merkeze yazılıyor. Üç teslimat adresi, bir fatura adresi.
Senaryo 2 — Depo ve ofis ayrımı: Müşterinin Esenyurt'ta deposu, Maslak'ta ofisi var. Mal depoya, fatura ofise.
Senaryo 3 — Geçici teslimat: Müşteri bu ay fuarda stand kuruyor. Bu siparişi fuara gönderin. Sonraki sipariş yine normal adrese.
Bu senaryoların her biri farklı bir adres yapılandırması gerektiriyor. Sistemsiz yönetildiğinde yanlış adrese giden teslimat hem müşteriyle ilişkiyi bozar hem geri getirme maliyeti yaratır.
Müşteri Kartında Adres Yapısı
Her müşteri kartında şu adres tipleri ayrılmalı:
Fatura adresi: Resmi adres, muhasebe kayıtları buraya. Vergice yetkili kişi burada. Değişmez adres.
Teslimat adresi (ler): Mal nereye gidecek. Birden fazla olabilir. Her adrese isim verilebilir: "Merkez Depo", "Kadıköy Mağaza", "Beyoğlu Şube" gibi.
Varsayılan teslimat: Çok adres varsa hangisi önce gözüküyor? Bunu belirleyin.
Satış yaparken müşteriyi seçtikten sonra hangi adrese teslimat yapılacağını seçiyorsunuz. Bu seçim hem irsaliyeye hem teslimat notuna yansıyor.
Teslimat Notları: Operasyonel Hafıza
Teslimat notu küçük ama güçlü bir özellik. Müşteri kartına not eklersiniz, teslimat yapan personel o notu görür.
Örnek notlar:
- "Arka kapıdan teslim edin, depo girişi sağ taraftan"
- "Sabah 8-11 arası teslimat, öğleden sonra kabul etmiyorlar"
- "Ahmet Bey'e verin, başkasına bırakmayın"
- "Zili iki kez çalın, birinci katta"
Bu bilgiler olmadan teslimatçı her gidişte yeniden öğreniyor veya geri dönüp soruyor. Sisteme bir kez girilmiş not, her teslimat görevini kolaylaştırır.
Teslimat Planlama ve Rota Optimizasyonu
Birden fazla müşteriye teslimat yapıyorsanız gün içinde rota planlaması büyük fark yaratır.
Verimsiz plan: Anadolu'ya gidip gelip, Avrupa yakasına geçip gelip, tekrar Anadolu'ya.
Verimli plan: Anadolu yakası sabah, Avrupa yakası öğleden sonra. Veya bölgesel rotalar.
Basit rota optimizasyonu için:
- O günün teslimatlarını listeleyin
- Adreslerini haritada görün
- Coğrafi kümelere göre sıralayın
- Her araç bir kümeyi alsın
Bu basit düzenleme yakıt tüketimini yüzde yirmi ile yirmi beş azaltabilir ve daha fazla teslimat yapılmasına olanak tanır.
Teslimat Zamanı Yönetimi
Müşterilerin kabul zamanları farklı. Bazıları sabah erken ister, bazıları öğleden sonra. Randevu dışı giden teslimatçı geri çevrilebilir.
Bu bilgileri de müşteri kartına not olarak ekleyin. "Teslimat saati: 09:00-12:00" gibi bir not, planlama aşamasında bu müşteriye sabah rotası eklenmesini sağlar.
Büyük Teslimatlar İçin Sevk İrsaliyesi
Toptancılıkta fatura ile birlikte veya faturadan önce irsaliye düzenlenir. İrsaliye teslimatta imzalatılır, bu imza hem müşterinin malı aldığını hem olası anlaşmazlıklarda kanıt oluşturur.
İrsaliye düzenlenirken şunlar kontrol edilmeli:
- Teslimat adresi doğru mu?
- Ürün listesi ve miktarlar doğru mu?
- İrsaliye tarihi satış tarihi ile uyuşuyor mu?
Siparix'te satış yapıldıktan sonra irsaliye çıktısı tek tıkla alınabilir. İrsaliyede teslimat adresi otomatik görünür.
Dönemsel Müşteri Adresi Güncellemesi
Müşteri taşınıyor, şube açıyor veya kapıyor. Sistemdeki adres güncellenmezse yanlış adrese teslimat başlar.
Pratikte öneri: Her müşteri siparişinde adresi sözlü teyit edin. "Yine Atatürk Caddesi 15'e mi?" kısa bir soru, büyük hataları önler. Değişiklik varsa anında sistemi güncelleyin.
Siparix ile Adres Yönetimi
Siparix'te müşteri kartına birden fazla teslimat adresi ekleyebilirsiniz. Her adrese ad ve not eklenebilir. Satış ekranında müşteri seçildiğinde kayıtlı adresler listelenir, doğru teslimat adresi seçilir.
İrsaliye bu seçilen adresle otomatik oluşur. Teslimat notları da irsaliyede görünür. Böylece ofisten çıkan irsaliye, teslimat personeline tam bilgi verir.
Doğru adres yönetimi müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler. Yanlış adrese giden mal hem müşteriyi kızdırır hem operasyonel maliyet yaratır. Birkaç dakikalık sistem girişi bu riski tamamen ortadan kaldırır.