Yaşlandırma Raporu Nedir?
Yaşlandırma raporu (Aging Report), işletmenizin tahsil edilmemiş alacaklarını vade aşımına göre gruplandırarak gösteren finansal bir rapordur. İsmindeki "yaşlandırma" ifadesi, alacakların ne kadar süredir ödenmediğini — yani ne kadar "yaşlandığını" — göstermesinden gelir.
Toptancılar için bu rapor, portföylerindeki veresiye borçlarının durumunu anlık olarak görmelerini sağlar.
Tipik Bir Yaşlandırma Raporu Nasıl Görünür?
Standart bir yaşlandırma raporu alacakları şu gruplara ayırır:
- Vadesi dolmamış (0 gün): Henüz vadesi gelmeyen alacak
- 1-30 gün geçmiş: Kısa süreli gecikme, endişe verici değil
- 31-60 gün geçmiş: Dikkat gerekiyor
- 61-90 gün geçmiş: Ciddi takip başlatılmalı
- 91+ gün geçmiş: Kritik, hukuki süreç değerlendirilebilir
Her satırda müşteri adı, toplam bakiyesi ve bu gruplara dağılımı yer alır.
Raporu Nasıl Okumalısınız?
Genel Sağlık Puanı
İlk bakışta toplam alacaklarınızın yüzde kaçının hangi grupta olduğuna bakın.
Sağlıklı portföy: Alacaklarınızın %80'i vadesi dolmamış veya 0-30 gün grubunda.
Dikkat gerektiren portföy: Alacaklarınızın %20-30'u 31-60 gün grubunda.
Kritik portföy: 90+ gün grubunda önemli bir alacak var.
Sorunlu Müşteri Tespiti
Raporun müşteri bazlı versiyonuna bakın. Hangi müşteriler sürekli olarak 60+ gün grubunda görünüyor? Bu müşteriler size risk sinyali veriyor.
Trend Analizi
Aynı raporu haftadan haftaya karşılaştırın. Geçen hafta 30 gün grubundaki alacak bu hafta 60 gün grubuna mı geçti? Bu, tahsilat çabalarınızın yetersiz olduğunu gösterir.
Her Grup İçin Aksiyon Planı
0-30 Gün Geçmiş
Aksiyon: Standart ödeme hatırlatması. WhatsApp veya SMS ile nezaket mesajı: "Sayın X, [tarih] vadeli [tutar] TL tutarındaki borcunuzu hatırlatmak istedik."
Bu aşamada endişelenmenize gerek yok. Ama takibinizi kaybetmeyin.
31-60 Gün Geçmiş
Aksiyon: Telefon görüşmesi. Hatırlatma mesajına yanıt gelmiyorsa doğrudan arayın. Ödeme planı önerebilirsiniz: "Bu hafta bir kısmını ödeyebilir misiniz?"
Bu aşamada yeni veresiye satış yapmayı durdurun veya limite sıkı sıkıya uyun.
61-90 Gün Geçmiş
Aksiyon: Ciddi görüşme. Yönetici seviyesinde iletişim kurun. Borç kabul belgesi (kabulname) imzalatmayı düşünün. Yeni mal vermemeyi değerlendirin.
91+ Gün Geçmiş
Aksiyon: Son ihtar. Hukuki süreç uyarısı yapın. İhtiyaç halinde icra veya avukatlık bürosu devreye girsin. Bu alacaklar için şüpheli alacak karşılığı ayırın.
Yaşlandırma Raporunun Muhasebe ile İlişkisi
Yaşlandırma raporu muhasebenizle doğrudan bağlantılıdır:
Şüpheli alacak karşılığı: 90+ günlük alacakların bir kısmı veya tamamı için karşılık ayırmak gerekir. Bu hem gerçekçi bir finansal tablo hem de vergi avantajı sağlar.
Nakit akışı tahmini: Vadesi dolmamış alacaklar, önümüzdeki 30-60-90 günde ne kadar tahsilat yapacağınızı gösterir. Nakit akışı planlamasının temel girdisidir.
Sıkça Yapılan Hatalar
"Ödeyecek, bekliyorum" sendromu: 90+ gün beklemek alacağın tahsil edilme ihtimalini dramatik şekilde düşürür. Erken aksiyon her zaman daha iyidir.
Raporun ne zaman bakılacağının belirsizliği: Yaşlandırma raporuna haftada en az bir kez bakılmalıdır. "Ay sonunda bakarım" tutumu gecikmelerin büyümesine neden olur.
Müşteri ilişkisini korumak adına sessiz kalmak: Tahsilat görüşmesi yapmak müşteri ilişkisini bozmaz. Aksine, ciddiyetinizi gösterir ve uzun vadede saygı görmenizi sağlar.
Dijital Sistemlerin Faydası
Bir POS yazılımı yaşlandırma raporunu otomatik olarak hesaplar ve size güncel olarak sunar. Manuel Excel'de bu raporu oluşturmak hem zaman alır hem de hata riski taşır. Haftalık inceleme alışkanlığıyla bu rapordan en yüksek değeri elde edersiniz.
Sonuç
Yaşlandırma raporu, toptancı işletmenizin mali sağlığını anlık olarak gösteren en değerli araçlardan biridir. Düzenli inceleme ve kararlı aksiyon alışkanlığıyla tahsil edilemeyen alacak riskini minimuma indirebilirsiniz.