Toptancılıkta büyümenin en klasik yolu saha satış ekibidir. Müşterileri ziyaret eden, ilişkileri sıcak tutan, yeni müşteri açan satış temsilcileri teoride güçlü bir büyüme aracıdır. Ancak pratikte pek çok toptancı, satış ekibini verimli yönetemez. Aşırı maliyet, düşük verimlilik ve hesap veremezlik gibi sorunlar ortaya çıkar. Bu rehberde satış temsilcisi yönetiminin temel prensiplerini ve performans takip sistemini ele alıyoruz.
Satış Temsilcisi mi, Bayii mi?
Önce yapıyı netleştirmek gerekir:
Maaşlı satış temsilcisi: Şirkete bağlı, aylık maaş + prim alır. Müşterileri sizin müşterinizdir. Ayrılırsa müşteri portföyü şirkette kalır. Kontrol edilebilir ama maliyeti sabittir.
Acenta/komisyoncu: Bağımsız çalışır, sadece satış başına komisyon alır. Sabit maliyet yoktur ama müşteri ilişkisini siz değil o yönetir.
Bölge bayii/distribütör: Ürünlerinizi toptan alır, kendi bölgesinde satar. Müşteri ayrıntısını bilmezsiniz ama operasyonel yük azalır.
Büyüme aşamasındaki toptancılar için genellikle maaşlı satış temsilcisi + prim sistemi en sağlıklı yapıdır.
İşe Alım: Yanlış Kişiyi Almamak
Satış temsilcisi işe alımında en kritik hata: "Sektörü bilen biri" yerine "satış yapan biri" aramak.
Teknik bilgi öğrenilir; satış motivasyonu ve karakteri öğrenilmez. İşe alımda şu soruları sorun:
- Son 6 ayda kaç yeni müşteri kazandı?
- En zor sattığı ürün neydi, nasıl sattı?
- Müşteri kaybetme deneyimi var mı? Nedenini biliyor mu?
Referans kontrolü zorunludur. Önceki işverenle mutlaka konuşun.
Bölge ve Portföy Ataması
Her temsilciye net bir sorumluluk alanı tanımlayın:
- Coğrafi bölge: İstanbul Anadolu, İzmir, Ankara vb.
- Müşteri segmenti: Küçük perakendeciler, büyük zincirler, e-ticaret firmaları
- Ürün kategorisi: Temsilcinin odaklandığı kategori
Bölge çakışması, temsilciler arasında çatışmaya yol açar ve müşteri deneyimini olumsuz etkiler.
Prim Sistemi Tasarımı
Kötü tasarlanmış prim sistemi yanlış davranışları teşvik eder. Örneğin sadece ciro bazlı prim: Temsilci indirim yaparak büyük sipariş toplar ama kâr marjı düşer.
Dengeli prim bileşenleri:
- Ciro: %40-50 ağırlık
- Brüt kâr: %30-40 ağırlık
- Yeni müşteri sayısı: %10-20 ağırlık
- Tahsilat oranı: %10-20 ağırlık (vadesi geçen alacak üretmemesi için)
Tahsilat primi özellikle önemlidir. Temsilci "sat ve unut" yaparsa, tahsilat sorunu tüm işletmeye yük olur.
Haftalık Raporlama Disiplini
Her temsilciden haftalık rapor alın:
- Kaç müşteri ziyaret edildi?
- Hangi yeni müşteri adayı görüşüldü?
- Siparişler: adet, tutar
- Müşteri geri bildirimleri ve şikayetler
- Rakip hareketleri
Bu raporu almadan "satış yönetimi" yapamazsınız. Siparix üzerinde temsilci bazında satış takibi yapılabildiğinde, bu raporlar veriye dayalı hale gelir.
KPI'lar: Ne Ölçerseniz Onu Yönetirsiniz
Her temsilci için aylık KPI (Anahtar Performans Göstergesi) hedefleri belirleyin:
| KPI | Örnek Hedef |
|---|---|
| Aylık ciro | 500.000 TL |
| Yeni müşteri | 5 adet |
| Ziyaret sayısı | 80 müşteri |
| Ortalama sipariş değeri | 6.250 TL |
| Tahsilat oranı | %95+ |
KPI'ları sadece ölçmek değil, aylık değerlendirme toplantısında konuşmak gerekir.
Performans Yönetimi: Ödüllendirme ve Düzeltme
İyi performansı ödüllendirmek kadar, düşük performansı yönetmek de önemlidir.
Ödüllendirme:
- Prim
- Yılın satış temsilcisi ödülü
- Terfi fırsatı
Düzeltme:
- Bireysel koçluk
- Bölge/portföy değişikliği
- Eğitim
- Net hedef ve süre belirleme
Performans düzelmiyor ve hedefler sürekli kaçırılıyorsa, işten çıkarma veya yapı değişikliği düşünülmelidir. Verimsiz temsilciyi tutmak hem maliyetli hem de diğer ekip üzerinde moral bozucu etkisi vardır.
Siparix ile Temsilci Bazlı Takip
Siparix'te her satış temsilcisine kullanıcı tanımlanabilir. Bu sayede:
- Temsilci bazında ciro raporu
- Yeni müşteri kazanım takibi
- Hangi temsilcinin hangi müşterilerde aktif olduğu
- Temsilci bazında açık alacak takibi
Bu veriler, aylık performans değerlendirmelerini nesnel ve verimli hale getirir.
Sonuç
Satış temsilcisi yönetimi, toptancılıkta büyümenin en karmaşık ama en yüksek potansiyelli alanlarından biridir. Net bölge ataması, dengeli prim sistemi, düzenli raporlama ve KPI takibi ile saha ekibini yönetmek hem verimliliği artırır hem de maliyet kontrolünü sağlar. Siparix gibi entegre bir sistem, bu yönetimi veriyle destekler ve kör nokta bırakmaz.