Kriz Gelince Hazırlıklı Olmak, Her Şeyi Değiştirir
Mart 2023'te İzmir'de bir toptancının deposunda kısa devre çıktı. Sigorta vardı, bina hasar gördü ama toplu şekilde yanmadı. Asıl sorun farklıydı: Tüm müşteri kayıtları, fiyat listeleri ve borç-alacak bilgileri tek bir bilgisayardaydı, yedek yoktu. Bilgisayar arızalandı ve 3 gün boyunca hangi müşterinin ne kadar borçlu olduğunu kimse bilemedi.
İş sürekliliği planı (BCP - Business Continuity Plan) büyük şirketlere özgü bir lüks değil. Küçük toptancı için de birkaç basit önlem, kriz anında işi ayakta tutar.
Hangi Krizler Olabilir?
Teknoloji Krizleri
- Bilgisayar arızası veya virüs
- İnternet kesintisi
- Yazılım çökmesi
- Güç kesintisi
Personel Krizleri
- Kilit eleman (kasiyer, depo sorumlusu) ani hastalık veya ayrılma
- Müşteri ilişkilerini bilen tek kişinin işten ayrılması
- Yoğun dönemde personel yetersizliği
Fiziksel Krizler
- Yangın veya su baskını
- Deprem
- Hırsızlık veya soygun
- Büyük stok hasarı
Dış Etkenler
- Tedarikçinin ani kapanması
- Kur krizi ve maliyet artışı
- Bölgedeki ulaşım aksaklığı
Senaryo Bazlı Hazırlık
Senaryo 1: Bilgisayar Arızası
Soru: Bilgisayar şu an çökseydi, yarın sabah işi normal sürdürebilir midiniz?
Hazırlık:
- Verileri bulut veya harici disk ile günlük yedekleyin.
- Yazılımınız başka bir bilgisayara kurulabilir mi? Test edin.
- Eski bir laptop iş yerinizde yedek olarak dursun. Bir ayda bir açıp kontrol edin.
- Müşteri listesinin basılı bir kopyası kasanın yanındaki çekmeceye konulsun.
Beklenen kurtarma süresi: 2-4 saat (yedek varsa)
Senaryo 2: İnternet Kesintisi
Soru: İnternet kesilirse satış yapmaya devam edebilir misiniz?
Hazırlık:
- Offline çalışabilen yazılım tercih edin. İnternet gerektiren bulut sistemleri bu konuda kırılgandır.
- Telefon üzerinden mobil hotspot yedek internet çözümü olarak hazır tutun.
- Kritik fiyat listeleri ve stok bilgisi yerel sistemde de tutunsun.
Senaryo 3: Kilit Personel Kaybı
Soru: Kasiyeriniz yarın gelmese, müşterilere hizmet verebilir misiniz?
Hazırlık:
- Her kritik görev için en az 2 kişi yetiştirilmiş olsun. "Yedek eleman" planlaması.
- İş akışları yazılı hale getirilsin. "Kasada satış nasıl yapılır, iade nasıl girilir" belgesi olsun.
- Sahip veya yöneticinin temel satış işlemini yapabilmesi şart.
Senaryo 4: Yangın veya Büyük Hasar
Hazırlık:
- Yangın sigortası ve işyeri sigortası güncel ve kapsamlı olsun.
- Tüm belgeler (sözleşmeler, müşteri listeleri, muhasebe kayıtları) dijital olarak güvenli alanda saklansın.
- Müşterilerinizi haberdar edecek acil iletişim planı olsun.
İş Sürekliliği Planı Belgesi
Tek sayfalık bile olsa bir iş sürekliliği belgesi hazırlayın. Şunları içersin:
| Kriz Türü | Birinci Aksiyon | Sorumlu | Yedek Sorumlu | Beklenen Çözüm Süresi |
|---|---|---|---|---|
| Bilgisayar arızası | Yedek laptopa kurulum | Kasiyer | Sahip | 2-4 saat |
| İnternet kesintisi | Mobil hotspot aç | Herhangi | - | 10 dakika |
| Kasiyer hasta | Sahip kasaya geçer | Sahip | Depo şefi | Hemen |
| Yangın | Tahliye, sigorta ara | Sahip | - | Sigorta 24-48 saat |
Bu belgeyi kasanın yanına veya ofis duvarına asın.
Acil İletişim Listesi
Kriz anında aranacakların numaraları elinizin altında olsun:
- Mali müşavir
- Sigorta şirketi (poliçe numarasıyla)
- Yazılım destek hattı
- Ana tedarikçi / tedarikçiler
- Banka acil hattı
- Elektrik arıza hattı (TEDAŞ bölgesel)
Bu listeyi hem dijital hem basılı olarak saklayın. Kriz anında internete erişiminiz olmayabilir.
Yedek Donanım Yatırımı
İkinci el bir laptop 3.000-5.000 TL eder. Bu makineye yazılımı kurun, ayda bir test edin. Bir kriz anında bu makine günler boyunca iş kaybını önler. Yatırımın geri dönüşü tartışılmazdır.
Siparix ile Kriz Hazırlığı
Siparix'in offline çalışma özelliği internet kesintisinde bile satış yapmayı sürdürmenizi sağlar. Veriler düzenli olarak yerel diske yazılır. Sistem yeni bir bilgisayara kolayca kurulur ve veriler geri yüklenir. Kriz anında "yazılım çalışmıyor" problemi yaşamazsınız. Yazılımın offline kapasitesi, iş sürekliliği planının en güçlü teknik ayağıdır.