Kırtasiyeciler "stok takibi kolay" diye başlıyor bu işe. Defter var, kalem var, silgi var — ne zor olabilir ki? Sonra içinden çıkılamaz bir varyant karmaşasına gömülüyorlar. Çünkü kırtasiye sektörü görünenden çok daha derin bir çeşitlilik barındırıyor.
Tek bir kalem ürünü düşünün: Standart tükenmez kalem. 10 renk seçeneği (siyah, kırmızı, mavi, yeşil, mor, turuncu, sarı, pembe, gri, kahve) × 3 tip (ince uç 0.5mm, orta uç 0.7mm, kalın uç 1.0mm) × 2 paket boyutu (tekil, 12'li kutu) = 60 farklı SKU. Sadece bir kalem modelinden.
Bunu tüm kırtasiye envanterine yayarsanız binlerce SKU ile karşı karşıya kalırsınız. Bu tabloyu doğru yönetmek hem stok kayıplarını hem müşteri hayal kırıklıklarını önlüyor.
Kırtasiyede En Yaygın Varyant Tipleri
Defter varyantları:
- Ebat: A4, A5, B5, A6, A3
- Tür: Çizgili, kareli, düz, noktalı
- Cilt: Spiralli, dikişli, yapışkanlı
- Sayfa sayısı: 40, 60, 80, 100, 200 yaprak
- Kapak: Sert kapak, yumuşak kapak, plastik kapak
- Renk: Kapak renk seçenekleri
Sadece defterden 5×4×3×4×2×6 = 2.880 teorik kombinasyon çıkıyor. Tabii pratikte bunların tamamını stoklamıyorsunuz ama yüzlerce aktif SKU rahatlıkla geliyor.
Kalem varyantları:
- Tür: Tükenmez, pilot, kurşun kalem, silinebilir
- Renk: 10-20+ renk seçeneği
- Uç kalınlığı: 0.5mm, 0.7mm, 1.0mm ve üzeri
- Paket: Tekil, 3'lü, 6'lı, 12'li, 20'li
Dosya/klasör varyantları:
- Tür: Şeffaf, pelur, telli, delgeçli, zımbalı
- Renk: 10+ renk
- Boyut: A4, A5, legal
- Kalınlık: 1cm, 3cm, 5cm, 7cm, 10cm
Desen-resim malzemeleri:
- Boya: Kuru, sulu, yağlı, akrilik
- Renk seti: 6'lı, 12'li, 24'lü, 36'lı, 48'li
- Kalemli/fırçalı seçenekler
Varyant Yönetimindeki Klasik Hatalar
Hata 1: Toplam stok takibi "A5 çizgili defter: 150 adet" yazıyorsunuz ama içinde 5 farklı renk kapak var. Müşteri "kırmızı kapak A5 çizgili defter" istediğinde cevap veremiyorsunuz.
Hata 2: Varyant bazında sipariş vermemek Mavi renkli 0.7mm tükenmez bitti, siyah rengi bol. Ama sisteminizde sadece "tükenmez kalem 0.7mm: 45 adet" yazıyor. Eksik olan rengi göremiyorsunuz. Müşteri geliyor, mavi yok, başka yere gidiyor.
Hata 3: Sezon tahmininde varyant körü Okul başlangıcı geldi, kırtasiye talebi patladı. Hangi ebat defter daha fazla satacak? Hangi renk dosya çocukların tercihi? Bu soruları geçmiş veriyle cevaplamak için varyant bazlı satış geçmişi şart.
Hata 4: Paket türü karışıklığı Tekil kalem ile 12'li kutu kalemi aynı stok olarak tutmak. Müşteriye 12'li kutu fiyatı yerine yanlışlıkla tekil fiyatı söylemek. Ya da tersi — hem müşteriyi hem kendinizi zarara uğratıyorsunuz.
SKU Mimarisini Kurma
Kırtasiye için mantıklı bir SKU mimarisi örneği:
Format: [Kategori]-[Model]-[Ebat]-[Renk]-[Paket]
- DFT-A5-CZG-KRM-TKL = Defter / A5 / Çizgili / Kırmızı Kapak / Tekil
- KLM-TUK-07-SYH-12LI = Kalem / Tükenmez / 0.7mm / Siyah / 12'li Kutu
- DSY-A4-SFF-MVI-TKL = Dosya / A4 / Şeffaf / Mavi / Tekil
Bu format başta karmaşık görünüyor ama birkaç hafta içinde ekibiniz alışıyor. Sonrasında herkes SKU kodunu görünce ürünü anında tanıyor.
Sezon Yönetimi: Kırtasiyenin En Kritik Dönemi
Kırtasiye sektöründe takvim çok önemli. Yılın büyük bölümü sakin, ama belirli dönemlerde talep patlaması yaşanıyor:
Okul başlangıcı (Ağustos-Eylül): Yılın en yoğun dönemi. Bazı ürünlerde satış hacmi yaz aylarının 5-10 katına çıkıyor. A4 çizgili defter, renkli kalemler, şeffaf dosyalar, okul sırt çantaları en çok satanlar.
Hazırlık için zaman çizelgesi:
- Haziran başı: Geçen yılın Ağustos-Eylül satışlarını analiz et
- Haziran ortası: Bu yılın tahmini siparişini hazırla, tedarikçilere ver
- Temmuz: Siparişler teslim alınır, stok hazırlanır
- Ağustos: Yoğun satış sezonu açık
Haziran'da sipariş vermek yerine Ağustos'ta vermek demek tedarikçiden 3-4 hafta teslimat süresi beklemek, satış fırsatını kaçırmak demek.
Diğer önemli dönemler:
- Ocak-Şubat: Ajanda, takvim dönemi
- Nisan-Mayıs: Sınav dönemi — test kağıdı, folio, kalem talebi
- Ekim: Yeni akademik dönem malzemeleri
- Aralık: Hediye ambalaj, süsleme malzemeleri
Müşteri Tiplerine Göre Stok Stratejisi
Kırtasiye toptancıları genellikle farklı müşteri tiplerine hizmet veriyor:
Okul kantincileri: Standart, temel ürünler. A4/A5 çizgili defterler, siyah/mavi tükenmez, şeffaf dosya. Çeşitlilik değil, stok güvencesi istiyorlar.
Kırtasiyeciler: Geniş yelpaze. Renk çeşitliliği, ebat seçenekleri, hem toptan hem tekil satış. Aynı üründen farklı renkleri tek seferinde almak istiyorlar.
Kurumsal alıcılar (okullar, şirketler): Büyük lot, standart ürün. A4 defter 500 adet, siyah tükenmez 1.000 adet gibi. Renk seçeneği önemli değil, fiyat ve stok güvencesi önemli.
Her müşteri tipi için farklı stok stratejisi uygulamak verimlilik sağlıyor.
Stok Sayımı ve Dönemsel Kontrol
Kırtasiye sektöründe yüzlerce varyant olduğundan stok sayımı zahmetli bir iş. Birkaç pratik yöntem:
Dönemsel tam sayım: Yılda 2 kez (Haziran ve Aralık) tüm stok sayımı. Varyant bazlı.
Sürekli döngüsel sayım: Her gün 50-100 ürün kategorisini say, döngüsel olarak tüm stoğu kapat. Büyük operasyonlarda daha pratik.
Barkod ile hızlı sayım: Barkod okuyucu ile her ürünü tara, sistem mevcut stokla karşılaştırsın. Elle saymaktan 3-4 kat hızlı.
Siparix'te varyant bazlı stok takibi yapıldığında her kombinasyonun gerçek zamanlı durumu görünüyor. "Kırmızı A5 çizgili defter kaç adet kaldı?" sorusuna 3 saniyede cevap alıyorsunuz. Sipariş verme zamanı geldiğinde hangi varyant kritik seviyede, sistem liste halinde sunuyor. Artık depo ziyareti veya tahmin değil, veri bazlı karar veriyorsunuz.
Kırtasiye sektöründe Ağustos-Eylül fırsatını tam değerlendirmek için sistemi Haziran'a kadar kurmuş olmak gerekiyor. Sezon içinde kurulum yapmak çok zor.