Gıda Toptancısı İçin Stok Yönetimi: Son Kullanma Tarihi Takibi

Depoda çürüyen 3 koli domates. Tarihi geçmiş 200 paket bisküvi. Soğuk zinciri kırılmış 50 kg peynir. Her biri hem para hem itibar kaybı. Gıda toptancılığında yanlış stok yönetimi sadece maddi kayıp değil — müşteri sağlığını tehlikeye atma ve yasal sorun yaşama riski de taşıyor.

Gıda sektöründe stok yönetimi, tekstil veya kırtasiye gibi diğer sektörlerden köklü biçimde farklı. Çünkü her ürünün bir son kullanma tarihi var ve bu tarihin geçmesi ürünü sıfır değere — hatta negatif değere (imha maliyeti) — indiriyor. Üstelik Türk gıda mevzuatı ciddi yasal yükümlülükler getiriyor.

Gıda Stok Yönetiminin 5 Temel Sorunu

Sorun 1: Son kullanma tarihi (SKT) takibi Yüzlerce ürün, her birinin farklı son kullanma tarihi. Excel'e girdiniz, ama ürünleri rafta bulmak başka mesele. Günlük kontrol zahmetli, otomatik uyarı sistemi yok.

Sorun 2: FIFO uygulaması İlk giren ilk çıkar kuralı gıda toptancılığının temel prensibi. Ama depo karışık olduğunda eski stok arkada kalıyor, yeni stok önden satılıyor. Tarihi yaklaşan ürün elde kalıyor.

Sorun 3: Çok sayıda lot Aynı ürünü farklı günlerde aldığınızda farklı lot numaraları oluşuyor. Hangi lot ne zaman geldi, ne kadar kaldı? Bu takibi yapmadan lot bazlı geri çağırma imkansız.

Sorun 4: Sıcaklık hassasiyeti Soğuk zincir gerektiren ürünlerde (süt, et, hazır yemek) stok yönetimi fiziksel depo koşullarıyla iç içe geçiyor. Hangi ürün hangi depoda, kaç derece?

Sorun 5: Yasal yükümlülükler Türk Gıda Kodeksi ve ilgili yönetmelikler toptancılara lot takibi, irsaliye düzenleme ve traceability (izlenebilirlik) zorunluluğu getiriyor.

FIFO Nedir ve Nasıl Uygulanır?

FIFO — First In, First Out, Türkçesi "İlk Giren İlk Çıkar" — gıda toptancılığının en kritik stok yönetim prensibi.

Prensibi basit: Depoya önce gelen ürün önce satılacak. Böylece en eski ürün her zaman en önce çıkar, tarihi yaklaşan ürün elde kalmaz.

Fiziksel FIFO uygulaması:

• Rafa yeni ürünü mutlaka arkaya koyun, eskiyi öne alın
• Kutularda tarih görünür olsun — "arkası eskidir" uyarısı koymak işe yarıyor
• Dolap içinde ürünleri soldan sağa, eskiden yeniye sıralayın
• Depo personeline FIFO kuralı konusunda düzenli eğitim verin

Dijital FIFO takibi: Fiziksel yerleştirme önemli ama yetmez. Sistem de FIFO prensibiyle çalışmalı. Satış yapıldığında yazılım otomatik olarak en eski lotu kullanmalı ve stoktan düşmeli. Manuel seçim olmadığında FIFO ihlali de olmaz.

Lot Takibi: Neden Bu Kadar Önemli?

Lot numarası, aynı üretim serisinden çıkan ürünlerin ortak kodu. Bir fabrikada 15 Ocak'ta üretilen 10.000 paket bisküvinin hepsi aynı lot numarasını taşıyor.

Lot takibinin önemi ürün geri çağırma senaryosunda netleşiyor. Diyelim ki bir üretici bisküvisinde kalite sorunu tespit etti ve belirli bir lotu piyasadan çekiyor. Bu ürünü toptancı olarak siz de sattınız. Hangi müşterilere o lottan sattığınızı bilmeniz gerekiyor. Bilmiyorsanız tüm müşterilerinizi aramak zorundasınız — hem zaman kaybı hem güvensizlik.

Lot bazlı kayıt tutuyorsanız sistem size 2 dakikada o lotu kimin aldığını söylüyor. Sadece ilgili müşterileri arıyorsunuz. Hem hızlı hem profesyonel.

Son Kullanma Tarihi Yönetimi: Pratik Sistem

30-60-90 gün kuralı:

• 90+ gün: Normal satış
• 60 gün: Öncelikli satış listesine al, müşterilere ön bildirim
• 30 gün: İndirimli satış veya tedarikçiye iade talebi
• 7 gün: Acil eylem — büyük indirim, bağış veya imha

Bu sistemi manuel yönetmek çok zor. Yüzlerce ürünün tarihini takip etmek, kategori kategori sıralamak, uyarı vermek — bunlar ancak yazılım yardımıyla sürdürülebilir hale geliyor.

Siparix'te SKT takibi: Her ürüne son kullanma tarihi girildiğinde sistem 30 ve 60 gün öncesinde otomatik uyarı veriyor. Tarihi yaklaşan ürünler panelde kırmızı-sarı renklerle öne çıkıyor. Depo ziyareti beklemeden bilgisayardan takip edebiliyorsunuz.

Soğuk Zincir Yönetimi

Soğuk zincir gerektiren ürünler — süt ürünleri, et, sebze-meyve, hazır yemek — özel dikkat gerektiriyor. Bu ürünlerde stok yönetimi fiziksel depo koşullarıyla ayrılmaz.

Depo sıcaklık kategorileri:

• Dondurulmuş (-18 derece altı): Et, balık, dondurulmuş ürünler
• Soğutma (+2 ile +8 derece): Süt ürünleri, hazır yemek, şarküteri
• Serin (+8 ile +15 derece): Meyve-sebze, bazı içecekler
• Oda sıcaklığı (+15 ile +25 derece): Kuru gıda, konserve

Her ürünün hangi depoda tutulduğunu kayıt altına almanız gerekiyor. Özellikle büyük depolardan farklı konumlarda depoladığınızda bunu sistematize etmek şart.

Yasal Yükümlülükler

Türk gıda mevzuatı toptancılara ciddi sorumluluklar yüklüyor. Bilmeniz gereken birkaç temel kural:

• 5996 sayılı Veteriner Hizmetleri Kanunu: Hayvansal gıdaların her aşamada takibini zorunlu kılıyor
• Türk Gıda Kodeksi: Etiketleme, depolama koşulları, lot takibi zorunluluğu
• İzlenebilirlik: Her gıda ürününün tedarik zincirindeki tüm aşamaları kayıt altına alınmalı

Denetim sırasında "hangi lottan kime ne zaman sattınız?" sorusuna cevap veremezseniz ciddi para cezası ve hatta faaliyet durdurma kararıyla karşılaşabilirsiniz. Bu sefer sistem kurmak "güzel olur" değil, "zorunlu" haline geliyor.

Fiili Kayıp Hesabı

Gıda toptancılığında stok kayıpları sektörde ortalama %3-7 arasında değişiyor. Yüksek hacimlerde bu rakam ciddi para anlamına geliyor:

• Aylık 500.000 TL ciro yapan gıda toptancısı için %5 kayıp = aylık 25.000 TL
• Yıllık 300.000 TL kayıp
• Bu kayıpların büyük çoğunluğu SKT geçmesi ve soğuk zincir ihlalinden kaynaklanıyor

Doğru stok yönetimi yazılımı bu kayıpları %1-2'ye indiriyor. Yıllık 200.000+ TL tasarruf için aylık yazılım maliyeti birkaç günde amorti oluyor.

Pratik Başlangıç Adımları

Gıda toptancısıysanız ve stok yönetiminizi düzeltmek istiyorsanız şu adımlarla başlayın:

1. Mevcut stok sayımı: Tüm ürünleri, lot numaralarını ve son kullanma tarihlerini kayıt altına alın. Bu zahmetli bir başlangıç ama sonrasını kolaylaştırıyor.

2. Fiziksel FIFO düzenlemesi: Depodaki raf düzenini FIFO prensibiyle yeniden organize edin. Etiketleme yapın.

3. SKT takip sistemi kurun: Yazılımınıza her ürün için SKT girişi yapın. Uyarı sistemini aktive edin.

4. Lot bazlı satış kaydı: Her satışta hangi lottan ne kadar satıldığı kayıt altına alınsın.

5. Personel eğitimi: FIFO uygulaması ve lot takibinin neden önemli olduğunu tüm depo personeline anlatın.

Gıda sektöründe "sağlam stok yönetimi sonra yaparım" diyemezsiniz. Çünkü her geçen gün tarihi yaklaşan ürün, her gün ihmal edilen lot kaydı, bir sonraki denetimde sorun olabilir. Erken başlamak her zaman kazandırır.