Dijitalleşme Korkusu: Gerçek mi, Bahane mi?
"Verilerimi aktaramam, personelim öğrenemez, sistemde bir şeyler ters giderse batarız." Bu cümleler her toptancı yazılımı görüşmesinde duyulur. Ve çoğunun altında gerçek bir korku değil, belirsizlik var.
Bilinmeyen her zaman korkutucu görünür. Ama kağıt defterle veya Excel ile çalışmaya devam etmenin riskleri çok daha somuttur: yanlış stok sayısı, kaybolan veresiye kaydı, yanıltıcı kasa rakamları, saatlerce harcanan manuel raporlama.
Bu rehber, kağıt veya Excel'den toptancı yazılımına geçişi aşama aşama anlatıyor. Doğru yapıldığında bu geçiş 5-7 iş gününde tamamlanabilir.
Geçiş Öncesi: Zihniyet Değişikliği
Geçişte en büyük engel teknik değil, insani. "Biz yıllardır böyle yapıyorduk, neden değiştirelim?" direnci her organizasyonda var.
Bunu aşmanın yolu sorumluyu ikna etmek değil, somut bir hesap göstermektir:
- Günlük stok sayımı kaç saat alıyor? (Yazılımda anlık)
- Yıl sonunda envanter sayımı kaç gün sürüyor? (Yazılımda birkaç saat)
- Yanlış stok yüzünden kaç defa müşteriye "yok" dediniz ama aslında vardı?
- Kaybolan veresiye kaydı yüzünden ne kadar para tahsil edemez oldunuz?
Bu soruların yanıtları çoğunlukla geçişin "neden" sorusunu kendisi yanıtlar.
Adım 1: Ön Hazırlık (1-2 Gün)
Yazılımı kurmadan önce yapılacak hazırlık, geçişin kalitesini belirler.
Ürün Listesi Çıkarma
Mevcut tüm ürünlerinizi bir listeye döküyorsunuz. Her ürün için şunları not edin:
- Ürün kodu (varsa)
- Ürün adı ve açıklaması
- Birim (adet, kg, metre, koli)
- Satış fiyatı (tek fiyat veya müşteri bazlı)
- Mevcut stok miktarı
- Minimum stok eşiği
- Tedarikçi bilgisi
Bu liste Excel formatında tutulursa yazılıma CSV ile kolayca aktarılır.
Müşteri Listesi Derleme
Aktif müşterilerinizin:
- Adı, soyadı veya firma adı
- İletişim bilgileri (telefon, adres)
- Açık veresiye bakiyesi
- Ödeme vadesi
Geçmiş müşterileri de ekleyebilirsiniz ama önce aktiflerle başlayın.
Açık Veresiye Bakiyeleri
Bu en kritik adımdır. Geçmişe dönük tüm açık alacakları derleyin. Bu liste hem müşteri hem tutar olarak kayıt altına alınmalıdır.
Adım 2: Veri Aktarımı (1 Gün)
Hazırladığınız listeler artık yazılıma aktarılacak.
CSV ile Toplu Import
Siparix dahil çoğu modern toptancı yazılımı CSV import destekler. Excel'de hazırladığınız ürün listesini belirlenen formatta kaydedip yazılıma yüklüyorsunuz. Yüzlerce ürünü elle tek tek girmek yerine 15 dakikada aktarım tamamlanır.
Müşteri Girişi
Müşteri listesi de toplu import ile ya da elle girilerek sisteme eklenir.
Açık Bakiyelerin Girilmesi
Her müşterinin açık veresiye bakiyesi sisteme girilir. Bu "başlangıç bakiyesi" olarak tanımlanır. Bundan sonraki her satış ve tahsilat sistem üzerinden işlenir.
Adım 3: Personel Eğitimi (1-2 Gün)
Yazılım hazır, veriler içeride — şimdi kullanacak kişileri eğitmek gerekiyor.
Kasiyerin Eğitimi (4-6 Saat)
Kasiyerin öğrenmesi gereken temel akış:
- Müşteri açma veya seçme
- Ürün ekleme (barkod veya isimle)
- İndirim veya özel fiyat uygulama
- Ödeme tipi seçimi (nakit, kart, havale, veresiye)
- Fatura veya irsaliye yazdırma
- Gün sonu kasa kapatma
Bu akış 4-6 saatlik pratikle öğrenilir. Birkaç test satışı yapın, hataları birlikte düzeltin.
Depo Sorumlusunun Eğitimi (3-4 Saat)
Depo sorumlusunun öğrenmesi gerekenler:
- Yeni ürün alımı kaydetme
- Stok sayım yapma ve düzeltme
- İrsaliye hazırlama
- Minimum stok uyarılarına bakma
Yöneticinin Eğitimi (2-3 Saat)
Yönetici veya sahip şu raporları nasıl alacağını bilmeli:
- Günlük satış raporu
- Veresiye ve bakiye raporu
- Stok durum raporu
- Dönemsel ciro analizi
Adım 4: Paralel Çalışma (3-5 İş Günü)
Bu aşama pek çok toptancının atladığı ama atlamaması gereken kritik bir güvence adımıdır.
Paralel çalışmada hem eski sistem (kağıt veya Excel) hem yeni yazılım eş zamanlı kullanılır. Her işlem her iki sisteme de girilir.
Bunun amacı:
- Yazılımın verilerinin doğru olduğunu doğrulamak
- Personelin güven kazanması
- Olası hataları gerçek operasyona etkisi olmadan tespit etmek
3-5 iş günü sonunda iki sistemin stok ve kasa rakamları uyuşuyorsa tam geçiş için hazırsınız demektir.
Adım 5: Tam Geçiş
Paralel çalışmada sorun yoksa eski sistemi kapatıyorsunuz. Artık tek sistem kullanılıyor: toptancı yazılımı.
Geçişin ilk haftasında dikkat edilecekler:
- Personel sorularına hızlı yanıt verin
- Hata yapılırsa düzeltme yolunu gösterin, cezalandırmayın
- Günlük kısa "nasıl gidiyor?" toplantısı yapın
Sık Yapılan Geçiş Hataları
| Hata | Sonucu | Önlemi |
|---|---|---|
| Stok sayımı yapılmadan geçiş | Yanlış başlangıç verisi | Geçiş günü sayım yap |
| Paralel çalışma atlanması | Güvensizlik ve geri dönüş | En az 3 gün paralel yürüt |
| Eğitim verilmeden canlı kullanım | Panik ve hata | Demo ile pratik yaptır |
| Tüm personeli aynı anda eğitme | Karma bilgi | Önce kasiyer, sonra depo |
Siparix ile Geçiş Süreci
Siparix, toptancının geçiş sürecini hızlandırmak için CSV import, ücretsiz onboarding desteği ve uzaktan eğitim seçeneği sunar. Demo sırasında kendi gerçek ürün ve müşteri verinizle çalışabilirsiniz. Bu sayede sisteme alışmak gerçek ortamda gerçekleşir.
Sonuç
Dijitalleşme korkutucu değil, planlıdır. Doğru hazırlık, iyi eğitim ve kısa paralel çalışma süresiyle 5-7 iş gününde tamamen dijital bir toptancı operasyonuna geçiş mümkündür. Geçiş sonrası kazanılan zaman, azalan hata oranı ve artan şeffaflık ilk haftadan itibaren hissedilir.