Satın Alma Hatalarının Maliyeti
Toptancılıkta yapılan en büyük hatalar genellikle satın almada yapılır:
Fazla alma: "İyi indirim var, çok alalım" — sonuç: ölü stok, bloke nakit, depo maliyeti.
Az alma: "Çok almayalım" — sonuç: minimum stok bitmesi, müşteriye "yok" demek.
Yanlış zamanlama: Sezon başında geç sipariş verme, yüksek talep döneminde stoksuz kalma.
Yanlış ürün: Talep gelmeyecek ürünü sipariş etme.
Bu hataların her biri önlenebilir. Veriye dayalı satın alma ile.
Satın Alma Kararı İçin Gerekli Veriler
POS sisteminiz şu verileri sağlamalıdır:
1. Satış Hızı
Her ürünün günlük, haftalık ve aylık satış hızı. "Bu üründen kaç tane satıyorum?" sorusuna net yanıt.
2. Mevcut Stok
Depodaki gerçek stok miktarı.
3. Minimum Stok Uyarısı
Minimum stok seviyesinin altına düşen ürünler listesi.
4. Tedarik Süresi
Tedarikçiden sipariş verip malı almanız kaç gün sürüyor?
Bu dört veriyi birleştirince satın alma kararı kendiliğinden ortaya çıkar.
Satın Alma Miktarı Hesaplama
EOQ (Ekonomik Sipariş Miktarı) Formülü: EOQ = √(2 × Yıllık Talep × Sipariş Maliyeti / Elde Bulundurma Maliyeti)
Bu formül matematiksel olarak en optimal sipariş miktarını verir. Ama pratikte basitleştirilmiş yaklaşım çoğu toptancı için yeterlidir:
Basit yaklaşım: Sipariş Miktarı = (Günlük Satış Hızı × Hedeflenen Stok Günü) - Mevcut Stok
Örnek:
- Günlük satış hızı: 10 adet
- Hedef: 30 günlük stok
- Mevcut stok: 80 adet
- Sipariş miktarı: (10 × 30) - 80 = 220 adet
Periyodik vs. Sürekli Gözden Geçirme
Periyodik Gözden Geçirme
Haftada bir veya ayda bir tüm stokları incele, siparişleri ver. Pratik ama bazı ürünlerde zaman kaybına yol açabilir.
Sürekli Gözden Geçirme (Min-Max Sistemi)
Her satışta stok güncellenir. Minimum seviyenin altına düşen ürün için otomatik sipariş tetiklenebilir. En hassas yöntem.
Satın Alma Planlaması Takvimi
Düzenli satın alma toplantıları yapın. Haftada bir veya iki haftada bir:
- Minimum stok altındaki ürünleri gözden geçir
- Trend verilere bak — hangi ürünler hızlanıyor?
- Sezon değişikliği yaklaşıyorsa plan yap
- Tedarikçi tekliflerini değerlendir
- Nakit akışı durumunu kontrol et — bu hafta ne kadar sipariş verebilirsiniz?
Nakit Akışı ile Satın Alma Dengesi
Ne kadar satın alacağınız sadece stok ihtiyacına değil, nakit akışına da bağlıdır.
"Stok lazım ama kasada para yok" durumunda seçenekler:
- Tedarikçiyle vade müzakeresi
- Bankadan kısa vadeli kredi
- Satış kampanyasıyla nakit girişi hızlandırmak
- Hangi ürüne öncelik verileceğini belirlemek
Satın alma kararlarınızı nakit projeksiyon tablosuyla birlikte değerlendirin.
Tedarikçi Promosyonlarına Dikkat
"Şu kadar alana %5 ekstra indirim" tedarikçi teklifleri cazip görünür. Ama bunların tuzağı vardır: Fazla stok almak anlık tasarruf sağlar ama uzun vadede depo maliyeti ve ölü stok riski doğurur.
İndirim teklifini değerlendirirken sorun: "Bu ürünü zaten alacak mıydım? Evet ise ne kadar zaman içinde satacağım?" Bu hesap indirimden gerçekten kazanıp kazanmadığınızı gösterir.
Sonuç
Satın alma sürecini veriye dayalı hâle getirmek, toptancılıkta en büyük verimlilik artışlarından birini sağlar. Minimum stok sistemi, satış hızı verileri ve nakit akışı dengesi — bu üçlüyü bir arada yöneten toptancı hem stok sorunlarını hem de nakit sıkışmasını minimize eder.